Les comités

Composition

Le conseil d’administration institue, dans l’établissement, un comité de gouvernance et d’éthique. Ce comité est composé d’un minimum de cinq (5) membres dont une majorité de membres indépendants. Il doit être présidé par un membre indépendant (art. 181, LSSSS). Le président-directeur général est membre d’office de ce comité.

Responsabilités

De façon générale, le comité de gouvernance et d’éthique exerce les fonctions prévues par la LSSSS. De façon plus spécifique, le comité de gouvernance et d’éthique a notamment pour fonction d’élaborer :

1. des règles de gouvernance pour la conduite des affaires de l’établissement;
2. un code d’éthique et de déontologie des administrateurs, conformément à l’article 3.0.4 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (RLRQ, c. M-30);
3. des critères pour l’évaluation du fonctionnement du conseil d’administration, lesquels critères sont approuvés par le conseil d’administration;
4. un programme d’accueil et de formation continue pour les membres du conseil d’administration;
5. en outre, il doit procéder à l’évaluation du fonctionnement du conseil d’administration, selon les critères approuvés par le conseil d’administration (art. 181.0.0.1, LSSSS).

Règles de fonctionnement

Les règles de fonctionnement de ce comité, autres que celles déjà prévues au présent règlement, peuvent être déterminées par un règlement à faire adopter par le conseil d’administration de l’établissement.

Nomination d’un président

Les membres du conseil d’administration désignent, parmi les membres indépendants du comité de gouvernance et d’éthique, le président dudit comité.

Composition

Le conseil d’administration doit constituer un comité de vérification qui doit être composé d’un minimum de cinq (5) membres, dont une majorité de membres indépendants, et doit être présidé par un membre indépendant. Au moins un des membres du comité doit avoir une compétence en matière comptable ou financière. Les membres de ce comité ne doivent pas être à l’emploi de l’établissement ou y exercer leur profession.

Responsabilités

Le comité de vérification doit notamment :

• s’assurer de la mise en place d’un plan visant une utilisation optimale des ressources de l’établissement ainsi que de son suivi;
• s’assurer de la mise en place et de l’application d’un processus de gestion des risques pour la conduite des affaires de l’établissement;
• réviser toute activité susceptible de nuire à la bonne situation financière de l’établissement portée à sa connaissance;
• examiner les états financiers avec le vérificateur nommé par le conseil d’administration;
• recommander au conseil d’administration l’approbation des états financiers;
• veiller à ce que des mécanismes de contrôle internes soient mis en place et s’assurer qu’ils sont efficaces et adéquats;
• formuler des avis au conseil d’administration sur le contrôle interne de l’établissement et, s’il y a lieu, sur le travail de la vérification externe et interne;
• réaliser tout autre mandat relatif aux affaires financières de l’établissement que lui confie le conseil d’administration (art. 181.0.0.3, LSSSS).

Nomination d’un président

Les membres du conseil d’administration désignent, parmi les membres indépendants du comité de vérification, le président dudit comité.

Rapport

Le comité de vérification fait état de ses activités au moment choisi par le conseil d’administration, au moins une fois par année.

Le comité des usagers met en place des mécanismes pour être plus près des préoccupations des patients et favorise un lien direct avec eux. Par exemple, il rejoint l’ensemble des patients par l’entremise d’un comité consultatif regroupant des représentants de chacune des unités de soins, à l’exception des unités de soins aigus en raison de leur trop bref séjour à l’Institut.

Composition

Comité des usagers (CU) (pour les établissements non fusionnés uniquement)

Les CU se composent d’au moins cinq membres élus par tous les usagers de l’établissement et d’un représentant désigné par et parmi chacun des CR mis sur pied en application du deuxième alinéa de l’article 209 de la LSSSS.

Durée du mandat

La durée du mandat des membres des CUCI, des CUC, des CU et des CR ne peut excéder trois ans.

Fonctions

Les CUC et les CU exercent les fonctions suivantes (art. 212, LSSSS) :

1. renseigner les usagers sur leurs droits et leurs obligations;
2. promouvoir l’amélioration de la qualité des conditions de vie des usagers et évaluer le degré de satisfaction des usagers à l’égard des services obtenus dans l’établissement;
3. défendre les droits et les intérêts collectifs des usagers ou, à la demande d’un usager, ses droits et ses intérêts en tant qu’usager auprès de l’établissement ou de toute autorité compétente;
4. accompagner et assister, sur demande, un usager dans toute démarche qu’il entreprend, y compris lorsqu’il désire porter une plainte conformément aux sections I, II et III du chapitre III du titre II de la LSSSS ou à la Loi sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux (RLRQ, c. P-31.1);
5. s’assurer, le cas échéant, du bon fonctionnement de chacun des comités de résidents et veiller à ce qu’ils disposent des ressources nécessaires à l’exercice de leurs fonctions;
6. évaluer, le cas échéant, l’efficacité de la mesure mise en place en application des dispositions de l’article 209.0.1 de la LSSSS.

Règles de fonctionnement

Les CUCI, les CUC et les CU doivent établir leurs règles de fonctionnement. Ces dernières entrent en vigueur dès leur adoption par les membres qui les composent. Ces règles et toutes les mises à jour doivent être partagées avec le conseil d’administration à des fins d’information.

Rapport annuel d’activités des divers comités des usagers

Les CU des établissements non fusionnés doivent soumettre annuellement, selon les modalités de la circulaire 2015-019, un rapport d’activités au conseil d’administration, incluant un rapport financier et les rapports d’activités des CR sous leur responsabilité, et transmettre, sur demande, une copie de ce rapport au MSSS (art. 212, LSSSS).

Le conseil d’administration doit s’assurer que le contenu de ces rapports annuels d’activités, incluant un rapport financier, s’inscrit dans le cadre de leur mandat respectif et ne comporte pas d’écart aux dispositions législatives applicables ou au Cadre de référence sur l’exercice des fonctions à assumer par les membres des comités des usagers et des comités de résidents. En cas d’écart, le conseil d’administration doit en informer le MSSS.

Composition

Le conseil d’administration institue, dans l’établissement, un comité de gestion des risques. La composition de ce comité doit assurer une représentation équilibrée des employés de l’établissement, des usagers, des personnes qui exercent leur profession dans une installation exploitée par l’établissement de même que, s’il y a lieu, des personnes qui, en vertu d’un contrat de service, dispensent, pour le compte de l’établissement, des services aux usagers de ce dernier. Le président-directeur général ou la personne qu’il désigne est membre d’office de ce comité (art. 183.1, LSSSS).

Fonctions

Le comité de gestion des risques a notamment pour fonction de rechercher, de développer et de promouvoir des moyens visant à :

1. identifier et analyser les risques d’incident ou d’accident en vue d’assurer la sécurité des usagers et, plus particulièrement dans le cas des infections nosocomiales, en prévenir l’apparition et en contrôler la récurrence;
2. s’assurer qu’un soutien est apporté à la victime et à ses proches;
3. assurer la mise en place d’un système de surveillance incluant la constitution d’un registre local des incidents et des accidents aux fins d’analyse des causes des incidents et accidents, et recommander au conseil d’administration de l’établissement la prise de mesures visant à prévenir la récurrence de ces incidents et accidents ainsi que la prise de mesures de contrôle, s’il y a lieu.

Règles de fonctionnement

Le nombre de membres de ce comité ainsi que ses règles de fonctionnement sont déterminés par règlement du conseil d’administration de l’établissement.

Composition

Un comité de révision est institué dans l’établissement. Ce comité de révision est composé de trois membres nommés par le conseil d’administration de l’établissement.

Le président du comité est nommé parmi les membres du conseil d’administration de l’établissement qui ne sont pas à l’emploi de l’établissement ou n’y exercent pas leur profession.

Pour un CISSS ou un CIUSSS, les deux autres membres sont nommés parmi les médecins, dentistes ou pharmaciens qui exercent leur profession dans une installation exploitée par l’un ou l’autre des établissements du territoire du réseau local de services de santé et de services sociaux dont la coordination des activités et des services est assurée par l’établissement. Pour un établissement non fusionné, seuls les médecins, dentistes ou pharmaciens qui exercent leur profession dans une installation exploitée par l’établissement peuvent être nommés membres du comité de révision. Ces nominations sont faites par le conseil d’administration sur recommandation des conseils des médecins, dentistes et pharmaciens de l’établissement (art. 51, LSSSS).

Mandat

La durée du mandat des membres du comité de révision est de trois ans. Malgré l’expiration de leur mandat, les membres du comité de révision demeurent en fonction jusqu’à ce qu’ils soient nommés de nouveau ou remplacés (art. 51 al. 4, LSSSS).

Fonctions

Sauf lorsqu’une plainte est acheminée pour étude à des fins disciplinaires, le comité de révision a pour fonction de réviser le traitement accordé à l’examen de la plainte de l’usager ou de toute autre personne par le médecin examinateur d’un établissement du territoire du réseau local de services de santé et de services sociaux (art. 52, LSSSS).

Rapport annuel et autres rapports

Le comité de révision doit transmettre au conseil d’administration de l’établissement, avec copie au conseil des médecins, dentistes et pharmaciens de l’établissement, à chacun des établissements du territoire du réseau local de services de santé et de services sociaux, au plus tard le 30 avril de chaque année, et chaque fois qu’il l’estime nécessaire, un rapport décrivant les motifs des plaintes ayant fait l’objet d’une demande de révision depuis le dernier rapport, de ses conclusions ainsi que des délais de traitement de ses dossiers. Il peut, en outre, formuler des recommandations ayant notamment pour objet l’amélioration de la qualité des soins ou des services médicaux, dentaires et pharmaceutiques dispensés dans un centre exploité par un établissement du territoire du réseau local de services de santé et de services sociaux.

Un exemplaire de ces rapports est également transmis au commissaire aux plaintes et à la qualité des services de l’établissement, qui en intègre le contenu au rapport visé à l’article 76.10 de la LSSSS ainsi qu’au Protecteur des usagers (art. 57, 76.10, 76.11, LSSSS).

Le comité de vigilance et de la qualité est principalement responsable d’assurer, auprès du conseil d’administration, le suivi des recommandations du commissaire aux plaintes et à la qualité des services ou du Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux relativement aux plaintes qui ont été formulées ou aux interventions qui ont été effectuées conformément aux dispositions de la LSSSS ou de la Loi sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux (RLRQ, c. P-31.1) (art. 181.0.1, LSSSS).

Le comité de vigilance et de la qualité veille à ce que le conseil d’administration s’acquitte de façon efficace de ses responsabilités en matière de qualité des services, notamment en ce qui concerne la pertinence, la qualité, la sécurité et l’efficacité des services dispensés et le respect des droits des usagers et du traitement diligent de leurs plaintes.

À cette fin, le comité de vigilance et de la qualité doit notamment :

• recevoir et analyser les rapports et recommandations transmis au conseil d’administration et portant sur la pertinence, la qualité, la sécurité ou l’efficacité des services rendus, le respect des droits des usagers ou le traitement de leurs plaintes;
• favoriser la collaboration et la concertation des autres instances mises en place au sein de l’établissement pour exercer cette responsabilité et assurer le suivi de leurs recommandations;
• établir les liens systémiques entre ces rapports et recommandations et en tirer les conclusions nécessaires afin de pouvoir formuler des recommandations au conseil d’administration;
• faire des recommandations au conseil d’administration sur les suites qui devraient être données à ces rapports ou dans l’objectif d’améliorer la qualité des services aux usagers;
• assurer le suivi, auprès du conseil d’administration, de l’application par ce dernier des recommandations faites;
• veiller à ce que le commissaire aux plaintes et à la qualité des services dispose des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour assumer ses responsabilités de façon efficace et efficiente;
• exercer toute autre fonction que le conseil d’administration juge utile au respect du mandat confié par la LSSSS (art. 181.0.3, LSSSS).

Dans le cadre d’une entente interétablissements avec le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal, l’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel délègue l’évaluation et le suivi éthique des projets de recherche sous sa responsabilité au comité d’éthique à la recherche du CIUSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal.

L’examen éthique d’un projet de recherche ne peut être entrepris qu’après l’approbation d’un comité scientifique dûment compétent, sauf exception. L’approbation scientifique d’un projet de recherche sous la responsabilité de l’INPL Philippe-Pinel relève du comité scientifique de l’Institut.

Pour connaître le fonctionnement de l’examen éthique des projets menés dans plus d’un établissement public du réseau de la santé et des services sociaux, c’est-à-dire les projets multicentriques, veuillez consulter le document Projets multicentriques dans la section éthique du site web du Centre de recherche de l’INPL Philippe-Pinel.

Demandes d’évaluation éthique

L’INPL Philippe-Pinel délègue au comité d’éthique du CIUSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal l’évaluation des activités de recherche menées avec des êtres humains qui entrent dans l’une ou l’autre des catégories suivantes :

1. Le projet de recherche est mené, en partie ou en totalité, dans l’établissement, qu’il soit sous la responsabilité d’un intervenant affilié ou non à l’Institut; s’il s’agit d’une banque de recherche, elle est située, en partie ou en totalité, dans l’établissement ou est sous la responsabilité d’un intervenant qui est affilié à l’établissement;
2. Les personnes sollicitées aux fins de l’activité de recherche sont des usagers de l’établissement ou des intervenants affiliés à l’Institut, y compris des personnes faisant partie de leur entourage, que ce concours soit direct ou indirect, c’est-à-dire à partir de dossiers ou de matériel biologique sous la responsabilité de l’établissement;
3. L’activité de recherche nécessite les ressources humaines, matérielles ou financières de l’établissement;
4. Le promoteur ou le chercheur affirme ou laisse entendre aux participants à la recherche pressentis une participation de l’établissement au projet de recherche ou leur appartenance à l’établissement; s’il s’agit d’une banque, les participants sont amenés à penser que l’Institut est partie prenante de la banque ou que les personnes qui en ont la responsabilité y sont affiliées.

Nonobstant ce qui précède, le chercheur n’a pas à soumettre son projet de recherche au comité d’éthique à la recherche dans les situations suivantes :

1. Dans la phase exploratoire initiale pendant laquelle il prend contact avec des personnes ou des collectivités en vue de créer des partenariats de recherche, d’étudier la faisabilité du projet ou de réunir de l’information pour l’élaboration de son projet de recherche; à noter que ces personnes ne sont pas assimilées à des participants à la recherche, sauf si elles sont elles-mêmes le sujet d’étude;
2. S’il peut se prévaloir de la procédure allégée de l’examen éthique.

La direction de la recherche et de l’enseignement universitaire encourage tout chercheur à consulter le comité d’éthique du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de Montréal pour avoir un complément d’information sur la soumission d’une demande d’évaluation d’un nouveau projet de recherche ou d’un suivi éthique, si besoin est. De plus, si vous avez des doutes sur l’obligation de présenter votre demande au comité d’éthique de la recherche, mieux vaut le consulter.

Le comité d’éthique à la recherche du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal se réunit à date fixe pour examiner les activités de recherche soumises. Dans le cas de l’examen d’un nouveau projet de recherche, ce dernier devra avoir été approuvé au préalable par un comité scientifique dûment compétent.

Nouvelle procédure pour le dépôt des demandes d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche et autres types de demandes de suivis éthique concernant les projets sous la responsabilité de l’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel

Une nouvelle procédure de soumission des demandes d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche et autres types de demandes de suivis éthique est mise en place afin de tenir compte de l’intégration du logiciel NAGANO dans le fonctionnement du comité d’éthique à la recherche (CER) du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal. Selon la procédure qui était en vigueur jusqu’à tout récemment, toute demande d’évaluation d’un nouveau projet et demande de suivi éthique devait être soumise auprès du CER recherche du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal. Celui-ci se chargeait d’acheminer les demandes d’évaluation de nouveaux projets auprès du comité scientifique de l’INPL Philippe-Pinel.

Des changements ont été apportés à la façon de procéder au dépôt d’une demande d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche. Voici la nouvelle procédure pour soumettre une demande d’évaluation d’un projet :

1. Transmettre la documentation auprès du comité scientifique de l’INPL Philippe-Pinel à Mme Karine Harnois à l’adresse courriel karine.harnois.ippm@ssss.gouv.qc.ca;
2. Suite au traitement de votre demande par le comité scientifique, déposer le dossier complet de demande d’évaluation du nouveau projet, incluant la lettre d’approbation du projet par le comité scientifique, auprès du CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal par le biais de sa nouvelle plateforme NAGANO;
3. Suite à l’approbation éthique de votre projet, le CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal se chargera de transmettre le dossier complet auprès de l’INPL Philippe-Pinel pour évaluation de la convenance institutionnelle;
4. Votre projet pourra se réaliser suite à l’obtention de la lettre d’autorisation de la personne formellement mandatée, Mme Manon Boily, présidente-directrice générale de l’Institut.

Dans le cas d’une demande de suivi éthique d’un projet en cours (renouvellement, amendement ou autre type de demande), veuillez soumettre la demande auprès du CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal par le biais de la plateforme NAGANO.

Pour en connaître plus sur la procédure de soumission des nouveaux projets de recherche pour évaluation éthique ou demandes de suivi éthique des projets en cours, veuillez vous informer auprès de Mme Rebecca MacDonald, conseillère en éthique (téléphone : 514 761-6131, poste 4309; courriel : rebecca.macdonald.chsm@ssss.gouv.qc.ca)

Le comité d’éthique à la recherche du CIUSSS de l’Ouest-de-l’`Île-de-Montréal se réunit à date fixe pour examiner les activités de recherche soumises.

Calendrier des rencontres du comité d’éthique

Liste des membres

Le comité scientifique de l’Institut nationale de psychiatrie légale Philippe-Pinel a pour principal mandat d’évaluer l’acceptabilité, sur le plan scientifique, des projets de recherche avec des êtres humains menés sous la responsabilité de l’établissement. Le chercheur n’a pas, toutefois, à soumettre son projet au comité scientifique dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

• Le projet en est à la phase exploratoire initiale pendant laquelle le chercheur prend contact avec des personnes ou des collectivités en vue de créer des partenariats de recherche, d’étudier la faisabilité du projet ou de réunir de l’information pour l’élaboration de son projet de recherche;
• Le projet donne droit à la procédure allégée de l’examen éthique;
• Le projet peut être évalué en comité d’éthique à la recherche en mode délégué (CER restreint), à moins que le comité en fasse expressément la demande au comité scientifique;
• Le projet a déjà fait l’objet d’un examen du bien-fondé scientifique par un comité de pairs reconnu, à moins que le CER de l’Institut en fasse expressément la demande au comité scientifique. Constitue un comité de pairs reconnu :

1. Le comité scientifique d’un établissement dont le Centre de recherche reçoit des subsides d’un organisme subventionnaire québécois ou canadien;
2. Le comité scientifique de l’un des organismes subventionnaires, québécois ou canadiens, ou d’un organisme reconnu par l’un de ceux-ci;
3. Le comité scientifique de l’un des organismes reconnus soit par un État membre de l’Organisation de coopération et de développement économiques, soit par l’un de ces organismes reconnus (ex. : celui de l’un des National Institutes of Health, aux États-Unis).

L’examen fait par le comité de pairs reconnu doit avoir porté sur l’ensemble du projet que vous comptez mener sous la responsabilité de l’Institut. Par exemple, si les fonds ont été octroyés pour un programme de recherche donnant lieu à plusieurs projets qui n’étaient pas encore définis au moment de l’examen du comité scientifique de l’organisme subventionnaire ou si certains volets du projet n’étaient pas encore arrêtés au moment de l’obtention des fonds, le projet doit être revu par le comité scientifique de l’établissement. Par ailleurs, est considéré comme valable l’examen d’un comité scientifique d’un organisme subventionnaire ayant jugé un projet acceptable dans le cas où, faute de fonds, celui-ci n’aurait pas reçu de subvention.

Le comité a aussi compétence pour évaluer tout projet ou toute demande liée à un projet pour lesquels le comité d’éthique à la recherche estimerait nécessaire d’obtenir son avis avant de se prononcer, et ce, nonobstant toute exemption dont un chercheur aurait pu se prévaloir.

Nouvelle procédure pour le dépôt des demandes d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche et autres types de demandes de suivis éthique concernant les projets sous la responsabilité de l’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel

Une nouvelle procédure de soumission des demandes d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche et autres types de demandes de suivis éthique est mise en place afin de tenir compte de l’intégration du logiciel NAGANO dans le fonctionnement du comité d’éthique à la recherche (CER) du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal. Nous vous rappelons que l’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel (INPL Philippe-Pinel) a une entente de délégation avec le CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal afin d’assurer l’évaluation et le suivi éthique des projets de recherche sous sa responsabilité. Selon la procédure qui était en vigueur jusqu’à tout récemment, toute demande d’évaluation d’un nouveau projet et demande de suivi éthique devait être soumise auprès du CER recherche du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal. Celui-ci se chargeait d’acheminer les demandes d’évaluation de nouveaux projets auprès du comité scientifique de l’INPL Philippe-Pinel.

Des changements ont été apportés à la façon de procéder au dépôt d’une demande d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche. Voici la nouvelle procédure pour soumettre une demande d’évaluation d’un projet :

1. Transmettre la documentation auprès du comité scientifique de l’INPL Philippe-Pinel à Mme Karine Harnois à l’adresse courriel karine.harnois.ippm@ssss.gouv.qc.ca;
2. Suite au traitement de votre demande par le comité scientifique, déposer le dossier complet de demande d’évaluation du nouveau projet, incluant la lettre d’approbation du projet par le comité scientifique, auprès du CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal par le biais de sa nouvelle plateforme NAGANO;
3. Suite à l’approbation éthique de votre projet, le CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal se chargera de transmettre le dossier complet auprès de l’INPL Philippe-Pinel pour évaluation de la convenance institutionnelle;
4. Votre projet pourra se réaliser suite à l’obtention de la lettre d’autorisation de la personne formellement mandatée, Mme Manon Boily, présidente-directrice générale de l’Institut.

Dans le cas d’une demande de suivi éthique d’un projet en cours (renouvellement, amendement ou autre type de demande), veuillez soumettre la demande auprès du CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal par le biais de la plateforme NAGANO.

Calendrier des rencontres du comité scientifique

Liste des membres