Les comités

Composition

Le CAAFE est composé de cinq (5) membres du CAÉ, dont une majorité est des membres indépendants et ne doivent pas être à l’emploi de l’établissement ou y exercer leur profession. Le président du CAÉ et le PDG sont membres d’office.

Fonctions

Le CAAFE soutient le CAÉ dans sa responsabilité de donner avis au PDG sur :

• Une utilisation optimale des ressources financières, informationnelles et matérielles de l’établissement et du suivi de gestion;
• Le processus de gestion et de suivi optimal des risques financiers et environnementaux pour la conduite des affaires de l’établissement;
• Le développement des activités des technologies de l’information, approvisionnement, logistique et infrastructures immobilières de l’établissement;
• Tout autre mandat que lui confie le PDG relativement aux affaires financières, administratives ou environnementales.

Composition

Le CSG du CAÉ est composé de cinq (5) administrateurs, dont une majorité de membres indépendants. Le président du CAÉ et le PDG sont membres d’office.

Fonctions

Le CSG doit notamment :

• Soutenir le PDG dans la définition et l’adoption d’un cadre de gouvernance de l’établissement, particulièrement durant la période de transition;
• Aviser le PDG dans la composition du CAÉ en vertu des besoins de l’établissement, et lui faire les recommandations de nomination à titre d’administrateur;
• Exercer une vigie éthique et déontologique des activités du CAÉ et de ses membres;
• Recommander les critères d’évaluation du fonctionnement du CAÉ, et procéder régulièrement à l’évaluation du fonctionnement du CAÉ;
• Proposer un programme d’accueil et de formation continue pour les membres du CAÉ;
• Aviser le PDG et le CAÉ sur la composition des comités du CAÉ;
• Donner avis au PDG en matière de stratégie, performance et amélioration continue.

Composition

Le CCDO est composé de cinq (5) administrateurs, dont au moins un est à l’emploi de l’établissement ou y exerce sa profession.

Fonctions

Le CCDO doit notamment aviser le PDG :

• En matière de communications internes et externes de l’établissement;
• Sur la mise en œuvre de plans de communication qui soutiennent la mobilisation des acteurs du milieu et l’image positive de l’établissement dans la société;
• Dans la mise en œuvre de politiques de gestion des ressources humaines qui favorisent le recrutement, la mobilisation, la rétention et le développement des employés (talent, culture et engagement);
• Dans la mise en place d’un plan optimal de gestion des ressources humaines de l’établissement.

Composition

Le CMU est composé d’un minimum de cinq (5) membres du CAÉ, dont au moins un des membres est issu du milieu universitaire, qui sont identifiés comme suit :

• Le PDG;
• Un président nommé par le CAÉ;
• Un représentant du milieu universitaire;
• Un représentant de la fondation;
• Un administrateur.

Fonctions

Le CMU a notamment les fonctions suivantes :

• Soutenir le CAÉ dans l’établissement des orientations relatives à l’enseignement, la recherche et l’innovation;
• Assurer le suivi du déploiement de la mission universitaire;
• Identifier et soutenir des partenariats potentiels à la mission universitaire;
• Soutenir et suivre des opportunités de financement;
• Recommander les politiques et règlements pertinents à être approuvées par le PDG;
• Tout autre mandat que lui confie le PDG relativement à l’enseignement, la recherche et l’innovation.

Composition

Conformément à l’article 157 de la LGSSSS, ce comité est composé de cinq (5) membres, dont :

• Le PDG;
• Le commissaire aux plaintes et à la qualité des services;
• L’usager désigné par le comité des usagers de l’Institut pour être membre du CAÉ;
• Deux personnes choisies par le CAÉ parmi ses membres ne travaillant pas pour Santé Québec ou qui n’exercent pas leur profession au sein de l’établissement de Santé Québec.

Fonctions

Le CVQ est responsable d’assurer, auprès du CAÉ, le suivi des recommandations du commissaire aux plaintes et à la qualité des services et celles du Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux qui lui ont été formulées ou aux interventions qui ont été effectuées conformément aux dispositions de la LGSSSS, de la Loi visant à contrer la maltraitance envers les aînés et toute autre personne majeure en situation de vulnérabilité (RLRQ, c. L-6.3) ou de la Loi sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux (RLRQ, c. P-31.1) en vertu de l’article 156 de la LGSSSS.

Le CVQ est également responsable de surveiller l’ensemble des activités des autres instances mises en place au sein de l’établissement pour exercer des responsabilités relatives à l’accessibilité aux services, à la pertinence, à la qualité, à la sécurité ou à l’efficacité des services rendus, au respect des droits des usagers ou au traitement de leurs plaintes et d’assurer le suivi des recommandations de ces instances (art. 156 LGSSSS).

Conformément à l’article 158 de la LGSSSS, le CVQ veille à ce que le CAÉ s’acquitte de façon efficace de ses responsabilités en matière de prestation de services au sein de l’établissement, notamment en ce qui concerne l’expérience vécue par les usagers au regard des services de santé et des services sociaux offerts par l’établissement, la gestion des plaintes, les besoins sociosanitaires et les particularités des communautés composant la population desservie par l’établissement, de même que l’accessibilité des services de santé et des services sociaux. À cette fin, le CVQ doit notamment :

• Recevoir et analyser les rapports et recommandations transmis au CAÉ et portant sur la pertinence, la qualité, la sécurité ou l’efficacité des services rendus, le respect des droits des usagers ou le traitement de leurs plaintes;
• Favoriser la collaboration et la concertation des autres instances mises en place au sein de l’établissement pour exercer cette responsabilité et assurer le suivi de leurs recommandations;
• Établir les liens systémiques entre ces rapports et recommandations et en tirer les conclusions nécessaires afin de pouvoir formuler les recommandations au CAÉ;
• Faire des recommandations au CAÉ sur les suites qui devraient être données à ces rapports ou recommandations dans l’objectif d’améliorer la qualité des services aux usagers;
• Assurer le suivi auprès du CAÉ de l’application, par ce dernier, des recommandations qu’il lui a faites;
• Exercer toute autre fonction que le CAÉ juge utile au respect du mandat confié par la LGSSSS;
• Procéder annuellement à l’évaluation du comité.

Mandat

Le CECO offre un espace de réflexion et de dialogue afin d’aider les demandeurs à mieux comprendre les enjeux éthiques que soulèvent les situations cliniques et organisationnelles complexes, et ainsi les aider à prendre les meilleures décisions et actions possibles.

Rôles

Le comité d’éthique clinique et organisationnelle (CECO) assume plusieurs rôles.

Rôle consultatif

Analyser et fournir, après sollicitation, des avis éthiques aux intervenants afin de les guider dans l’identification des pistes de solution par rapport aux dilemmes qu’ils rencontrent.

Le CECO peut formuler des avis et recommandations. Il s’agit d’une instance consultative et non décisionnelle.

Rôle d’éducation

Sensibiliser les intervenants aux principes de base de l’éthique clinique, les outiller pour identifier les problèmes et les dilemmes ayant une composante éthique.

Rôle de soutien à l’établissement

• Émettre des avis sur les principes, l’interprétation ou la mise en œuvre de certaines politiques de l’établissement (ex. : code d’éthique, confidentialité, politique sur les mesures de contrôle, etc.).
• Apporter un éclairage additionnel lors de choix organisationnels ayant un impact sur la vie clinique, que ce soit par le biais d’un avis ou d’un soutien à la réflexion avant la prise de décision.

Principes guidant la réflexion éthique

Les situations soumises au CECO peuvent être de nature clinique ou organisationnelle.

• L’éthique clinique concerne la situation précise d’un usager; un conflit ou un dilemme dans l’orientation ou la relation de soins entre l’usager, son équipe et/ou ses proches.
• L’éthique organisationnelle renvoie aux enjeux liés à la gestion et à l’organisation des soins et services. Elle concerne plusieurs usagers, plusieurs intervenants, voire l’ensemble de l’organisation.

Le CECO s’appuie sur les valeurs de l’Institut, notamment le respect, la dignité, l’engagement, la reconnaissance et l’excellence, en plus des principes fondamentaux de justice, d’autonomie, de bienfaisance et de non-malfaisance.

L’objectif de tout processus de prise de décision éthique vise à faire ressortir la meilleure décision en privilégiant la délibération. Il s’agit donc de trouver le meilleur équilibre possible entre les valeurs en jeu dans une situation donnée.

Le comité des usagers met en place des mécanismes pour être plus près des préoccupations des patients et favorise un lien direct avec eux. Par exemple, il rejoint l’ensemble des patients par l’entremise d’un comité consultatif regroupant des représentants de chacune des unités de soins, à l’exception des unités de soins aigus en raison de leur trop bref séjour à l’Institut.

Composition

Comité des usagers (CU) (pour les établissements non fusionnés uniquement)

Les CU se composent d’au moins cinq membres élus par tous les usagers de l’établissement et d’un représentant désigné par et parmi chacun des CR mis sur pied en application du deuxième alinéa de l’article 209 de la LSSSS.

Durée du mandat

La durée du mandat des membres des CUCI, des CUC, des CU et des CR ne peut excéder trois ans.

Fonctions

Les CUC et les CU exercent les fonctions suivantes (art. 212, LSSSS) :

1. renseigner les usagers sur leurs droits et leurs obligations;
2. promouvoir l’amélioration de la qualité des conditions de vie des usagers et évaluer le degré de satisfaction des usagers à l’égard des services obtenus dans l’établissement;
3. défendre les droits et les intérêts collectifs des usagers ou, à la demande d’un usager, ses droits et ses intérêts en tant qu’usager auprès de l’établissement ou de toute autorité compétente;
4. accompagner et assister, sur demande, un usager dans toute démarche qu’il entreprend, y compris lorsqu’il désire porter une plainte conformément aux sections I, II et III du chapitre III du titre II de la LSSSS ou à la Loi sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux (RLRQ, c. P-31.1);
5. s’assurer, le cas échéant, du bon fonctionnement de chacun des comités de résidents et veiller à ce qu’ils disposent des ressources nécessaires à l’exercice de leurs fonctions;
6. évaluer, le cas échéant, l’efficacité de la mesure mise en place en application des dispositions de l’article 209.0.1 de la LSSSS.

Règles de fonctionnement

Les CUCI, les CUC et les CU doivent établir leurs règles de fonctionnement. Ces dernières entrent en vigueur dès leur adoption par les membres qui les composent. Ces règles et toutes les mises à jour doivent être partagées avec le conseil d’administration à des fins d’information.

Rapport annuel d’activités des divers comités des usagers

Les CU des établissements non fusionnés doivent soumettre annuellement, selon les modalités de la circulaire 2015-019, un rapport d’activités au conseil d’administration, incluant un rapport financier et les rapports d’activités des CR sous leur responsabilité, et transmettre, sur demande, une copie de ce rapport au MSSS (art. 212, LSSSS).

Le conseil d’administration doit s’assurer que le contenu de ces rapports annuels d’activités, incluant un rapport financier, s’inscrit dans le cadre de leur mandat respectif et ne comporte pas d’écart aux dispositions législatives applicables ou au Cadre de référence sur l’exercice des fonctions à assumer par les membres des comités des usagers et des comités de résidents. En cas d’écart, le conseil d’administration doit en informer le MSSS.

Dans le cadre d’une entente interétablissements avec le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal, l’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel délègue l’évaluation et le suivi éthique des projets de recherche sous sa responsabilité au comité d’éthique à la recherche du CIUSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal.

L’examen éthique d’un projet de recherche ne peut être entrepris qu’après l’approbation d’un comité scientifique dûment compétent, sauf exception. L’approbation scientifique d’un projet de recherche sous la responsabilité de l’INPL Philippe-Pinel relève du comité scientifique de l’Institut.

Pour connaître le fonctionnement de l’examen éthique des projets menés dans plus d’un établissement public du réseau de la santé et des services sociaux, c’est-à-dire les projets multicentriques, veuillez consulter le document Projets multicentriques dans la section éthique du site web du Centre de recherche de l’INPL Philippe-Pinel.

Demandes d’évaluation éthique

L’INPL Philippe-Pinel délègue au comité d’éthique du CIUSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal l’évaluation des activités de recherche menées avec des êtres humains qui entrent dans l’une ou l’autre des catégories suivantes :

1. Le projet de recherche est mené, en partie ou en totalité, dans l’établissement, qu’il soit sous la responsabilité d’un intervenant affilié ou non à l’Institut; s’il s’agit d’une banque de recherche, elle est située, en partie ou en totalité, dans l’établissement ou est sous la responsabilité d’un intervenant qui est affilié à l’établissement;
2. Les personnes sollicitées aux fins de l’activité de recherche sont des usagers de l’établissement ou des intervenants affiliés à l’Institut, y compris des personnes faisant partie de leur entourage, que ce concours soit direct ou indirect, c’est-à-dire à partir de dossiers ou de matériel biologique sous la responsabilité de l’établissement;
3. L’activité de recherche nécessite les ressources humaines, matérielles ou financières de l’établissement;
4. Le promoteur ou le chercheur affirme ou laisse entendre aux participants à la recherche pressentis une participation de l’établissement au projet de recherche ou leur appartenance à l’établissement; s’il s’agit d’une banque, les participants sont amenés à penser que l’Institut est partie prenante de la banque ou que les personnes qui en ont la responsabilité y sont affiliées.

Nonobstant ce qui précède, le chercheur n’a pas à soumettre son projet de recherche au comité d’éthique à la recherche dans les situations suivantes :

1. Dans la phase exploratoire initiale pendant laquelle il prend contact avec des personnes ou des collectivités en vue de créer des partenariats de recherche, d’étudier la faisabilité du projet ou de réunir de l’information pour l’élaboration de son projet de recherche; à noter que ces personnes ne sont pas assimilées à des participants à la recherche, sauf si elles sont elles-mêmes le sujet d’étude;
2. S’il peut se prévaloir de la procédure allégée de l’examen éthique.

La direction de la recherche et de l’enseignement universitaire encourage tout chercheur à consulter le comité d’éthique du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de Montréal pour avoir un complément d’information sur la soumission d’une demande d’évaluation d’un nouveau projet de recherche ou d’un suivi éthique, si besoin est. De plus, si vous avez des doutes sur l’obligation de présenter votre demande au comité d’éthique de la recherche, mieux vaut le consulter.

Le comité d’éthique à la recherche du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal se réunit à date fixe pour examiner les activités de recherche soumises. Dans le cas de l’examen d’un nouveau projet de recherche, ce dernier devra avoir été approuvé au préalable par un comité scientifique dûment compétent.

Nouvelle procédure pour le dépôt des demandes d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche et autres types de demandes de suivis éthique concernant les projets sous la responsabilité de l’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel

Une nouvelle procédure de soumission des demandes d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche et autres types de demandes de suivis éthique est mise en place afin de tenir compte de l’intégration du logiciel NAGANO dans le fonctionnement du comité d’éthique à la recherche (CER) du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal. Selon la procédure qui était en vigueur jusqu’à tout récemment, toute demande d’évaluation d’un nouveau projet et demande de suivi éthique devait être soumise auprès du CER recherche du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal. Celui-ci se chargeait d’acheminer les demandes d’évaluation de nouveaux projets auprès du comité scientifique de l’INPL Philippe-Pinel.

Des changements ont été apportés à la façon de procéder au dépôt d’une demande d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche. Voici la nouvelle procédure pour soumettre une demande d’évaluation d’un projet :

1. Transmettre la documentation auprès du comité scientifique de l’INPL Philippe-Pinel à Mme Karine Harnois à l’adresse courriel karine.harnois.ippm@ssss.gouv.qc.ca;
2. Suite au traitement de votre demande par le comité scientifique, déposer le dossier complet de demande d’évaluation du nouveau projet, incluant la lettre d’approbation du projet par le comité scientifique, auprès du CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal par le biais de sa nouvelle plateforme NAGANO;
3. Suite à l’approbation éthique de votre projet, le CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal se chargera de transmettre le dossier complet auprès de l’INPL Philippe-Pinel pour évaluation de la convenance institutionnelle;
4. Votre projet pourra se réaliser suite à l’obtention de la lettre d’autorisation de la personne formellement mandatée, M. Benoit Geneau, président-directeur général de l’Institut.

Dans le cas d’une demande de suivi éthique d’un projet en cours (renouvellement, amendement ou autre type de demande), veuillez soumettre la demande auprès du CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal par le biais de la plateforme NAGANO.

Pour en connaître plus sur la procédure de soumission des nouveaux projets de recherche pour évaluation éthique ou demandes de suivi éthique des projets en cours, veuillez vous informer auprès de Mme Rebecca MacDonald, conseillère en éthique (téléphone : 514 761-6131, poste 4309; courriel : rebecca.macdonald.chsm@ssss.gouv.qc.ca)

Le comité d’éthique à la recherche du CIUSSS de l’Ouest-de-l’`Île-de-Montréal se réunit à date fixe pour examiner les activités de recherche soumises.

Calendrier des rencontres du comité d’éthique

Liste des membres

Le comité scientifique de l’Institut nationale de psychiatrie légale Philippe-Pinel a pour principal mandat d’évaluer l’acceptabilité, sur le plan scientifique, des projets de recherche avec des êtres humains menés sous la responsabilité de l’établissement. Le chercheur n’a pas, toutefois, à soumettre son projet au comité scientifique dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

• Le projet en est à la phase exploratoire initiale pendant laquelle le chercheur prend contact avec des personnes ou des collectivités en vue de créer des partenariats de recherche, d’étudier la faisabilité du projet ou de réunir de l’information pour l’élaboration de son projet de recherche;
• Le projet donne droit à la procédure allégée de l’examen éthique;
• Le projet peut être évalué en comité d’éthique à la recherche en mode délégué (CER restreint), à moins que le comité en fasse expressément la demande au comité scientifique;
• Le projet a déjà fait l’objet d’un examen du bien-fondé scientifique par un comité de pairs reconnu, à moins que le CER de l’Institut en fasse expressément la demande au comité scientifique. Constitue un comité de pairs reconnu :

1. Le comité scientifique d’un établissement dont le Centre de recherche reçoit des subsides d’un organisme subventionnaire québécois ou canadien;
2. Le comité scientifique de l’un des organismes subventionnaires, québécois ou canadiens, ou d’un organisme reconnu par l’un de ceux-ci;
3. Le comité scientifique de l’un des organismes reconnus soit par un État membre de l’Organisation de coopération et de développement économiques, soit par l’un de ces organismes reconnus (ex. : celui de l’un des National Institutes of Health, aux États-Unis).

L’examen fait par le comité de pairs reconnu doit avoir porté sur l’ensemble du projet que vous comptez mener sous la responsabilité de l’Institut. Par exemple, si les fonds ont été octroyés pour un programme de recherche donnant lieu à plusieurs projets qui n’étaient pas encore définis au moment de l’examen du comité scientifique de l’organisme subventionnaire ou si certains volets du projet n’étaient pas encore arrêtés au moment de l’obtention des fonds, le projet doit être revu par le comité scientifique de l’établissement. Par ailleurs, est considéré comme valable l’examen d’un comité scientifique d’un organisme subventionnaire ayant jugé un projet acceptable dans le cas où, faute de fonds, celui-ci n’aurait pas reçu de subvention.

Le comité a aussi compétence pour évaluer tout projet ou toute demande liée à un projet pour lesquels le comité d’éthique à la recherche estimerait nécessaire d’obtenir son avis avant de se prononcer, et ce, nonobstant toute exemption dont un chercheur aurait pu se prévaloir.

Nouvelle procédure pour le dépôt des demandes d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche et autres types de demandes de suivis éthique concernant les projets sous la responsabilité de l’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel

Une nouvelle procédure de soumission des demandes d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche et autres types de demandes de suivis éthique est mise en place afin de tenir compte de l’intégration du logiciel NAGANO dans le fonctionnement du comité d’éthique à la recherche (CER) du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal. Nous vous rappelons que l’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel (INPL Philippe-Pinel) a une entente de délégation avec le CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal afin d’assurer l’évaluation et le suivi éthique des projets de recherche sous sa responsabilité. Selon la procédure qui était en vigueur jusqu’à tout récemment, toute demande d’évaluation d’un nouveau projet et demande de suivi éthique devait être soumise auprès du CER recherche du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal. Celui-ci se chargeait d’acheminer les demandes d’évaluation de nouveaux projets auprès du comité scientifique de l’INPL Philippe-Pinel.

Des changements ont été apportés à la façon de procéder au dépôt d’une demande d’évaluation éthique et scientifique des nouveaux projets de recherche. Voici la nouvelle procédure pour soumettre une demande d’évaluation d’un projet :

1. Transmettre la documentation auprès du comité scientifique de l’INPL Philippe-Pinel à Mme Karine Harnois à l’adresse courriel karine.harnois.ippm@ssss.gouv.qc.ca;
2. Suite au traitement de votre demande par le comité scientifique, déposer le dossier complet de demande d’évaluation du nouveau projet, incluant la lettre d’approbation du projet par le comité scientifique, auprès du CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal par le biais de sa nouvelle plateforme NAGANO;
3. Suite à l’approbation éthique de votre projet, le CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal se chargera de transmettre le dossier complet auprès de l’INPL Philippe-Pinel pour évaluation de la convenance institutionnelle;
4. Votre projet pourra se réaliser suite à l’obtention de la lettre d’autorisation de la personne formellement mandatée, M. Benoit Geneau, président-directeur général de l’Institut.

Dans le cas d’une demande de suivi éthique d’un projet en cours (renouvellement, amendement ou autre type de demande), veuillez soumettre la demande auprès du CER du CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal par le biais de la plateforme NAGANO.

Calendrier des rencontres du comité scientifique

Liste des membres