Agent(e) administratif(ive) classe 2 – Volet prévention en santé et sécurité au travail et Volet gestion des activités de remplacement

OFFRE D’EMPLOI RÉSERVÉE AU PERSONNEL DU RÉSEAU DE LA SANTÉ (SANTÉ QUÉBEC)

L’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel est un hôpital suprarégional de 3^ième ligne, ultraspécialisé en psychiatrie légale. L’Institut, à titre d’établissement de pointe, détient une mission nationale qui lui confère le rôle de soutenir et de conseiller les établissements ainsi que le MSSS quant au déploiement de l’offre de soins et services en psychiatrie légale et en santé mentale et justice.

L’Institut offre une gamme de soins et services dans un environnement sécuritaire et exceptionnel qui dépassent de loin les perceptions habituelles. Ses 30 médecins et 1200 employés s’inscrivent dans une philosophie de soins qui vise l’amélioration continue des pratiques cliniques et organisationnelles en vue d’atteindre l’excellence. L’Institut offre une qualité de vie professionnelle favorisant la formation continue, l’acquisition et le développement d’expertises et des compétences.

Libellé du titre d’emploi

Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l’élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques.

Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs ou de gestion selon des méthodes et des procédures complexes établies ou qu’elle peut modifier, selon les besoins.

Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Soutenir son supérieur et l’équipe dans les activités quotidiennes du service;
Participer à l’amélioration des méthodes de travail et à la mise à jour de documents administratifs;
Assurer la gestion et le classement des documents (électroniques et papier);
Recevoir et acheminer le courrier et les appels;
Effectuer la saisie de données, la production de documents et certaines compilations simples;
Veiller au respect des règles de confidentialité et de gestion des dossiers;
Contribuer à la gestion des affectations de la liste de rappel selon les règles en vigueur;
Effectuer la codification des invalidités et des retours progressifs à l’horaire des employés, conformément aux conventions collectives;
Assurer une application cohérente des règles conventionnelles dans le traitement des dossiers;
Favoriser une bonne coordination entre la liste de rappel et le bureau de santé;
Collaborer avec les différents intervenants afin d’assurer un traitement harmonisé des dossiers;
Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences

Doit détenir un diplôme d’études secondaires d’une école reconnue par le ministère compétent avec six (6) mois d’expérience pertinente acquise comme agent administratif OU un diplôme d’études professionnelles en secrétariat (DEP);
Word et Excel intermédiaire (Validés par test) ;
Bonne Connaissance de la langue française verbale et écrite (Validé par test) ;
La connaissance des logiciels Virtuo et Sigma constitue un atout important.

Habiletés

Faire preuve d’autonomie et d’initiative ;
Établir des relations interpersonnelles empreintes de civilité et de respect ;
Offre un service à la clientèle adéquat et efficace;
Avoir un bon jugement et être capable de gérer les priorités ;
Être résistante au stress ;

Nous contacterons seulement les personnes convoquées en test.

Avantages

En raison de notre mission psychiatrique unique nous offrons une gamme d’avantages sociaux bonifiés : 13 congés fériés rémunérés, 4 semaines de vacances, une semaine de congés mobiles pour mission psychiatrique (5 jours), 9,6 jours de congés de maladie (congés non-pris monnayés en décembre), régime de retraite avantageux, accès au stationnement pour tous les employés à 2.50$ par jour d’utilisation.

Nous offrons gratuitement une variété de formations continues à nos employé(e)s. Des installations sportives sont également disponibles sur place. Accès au programme d’aide aux employés et nombreux rabais corporatifs (spa, gym, forfaits mobiles, assurances habitation et auto, spectacles, etc.)

Pour déposer votre candidature

Les personnes intéressées doivent poser leur candidature via le formulaire ci-dessous en faisant parvenir:

Une lettre de motivation ;
Une copie de votre curriculum vitae.

L’Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l’emploi sollicité afin de faciliter l’étude de leur candidature.